Por, Alberto Angeles Contreras, PMP®
Usando el Caso de Negocio como brújula en los Proyectos
A todos nos queda claro que para que un proyecto sea exitoso, debe tener bien definido su objetivo. Todo proyecto surge de una necesidad, ya sea de mercado, de capacidad productiva, de mejora, de proceso, para cumplir un requisito legal o reglamentario, etc. Ésta necesidad debe identificarse claramente para no perder el rumbo del mismo, y terminar con un resultado completamente distinto a aquel con el que se pretendía cubrir la necesidad que dio origen al proyecto.
La Guía del Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) 5a ed. define el Caso de Negocio como “un estudio de viabilidad económica documentado utilizado para establecer la validez de los beneficios de un componente seleccionado que carece de una definición suficiente y que se usa como base para la autorización de otras actividades de dirección del proyecto” En otras palabras, el caso de negocio es el documento que contiene el análisis de la conveniencia económica de llevar a cabo o no el proyecto, y que justifica formalmente el uso de recursos para llevarlo a cabo.
En este sentido el Caso de Negocio es el principal recurso del que dispone el patrocinador para obtener apoyo para el proyecto. Aunque la evaluación de viabilidad se realiza antes de la aprobación formal del Proyecto, el Caso de Negocio constituye la guía sobre la cual se orientarán finalmente todos los esfuerzos para llevarlo a cabo. Es por ello que junto con el Enunciado del Alcance del Proyecto, los factores ambientales y los activos de procesos de la empresa, y en su caso, los contratos, representan las entradas para elaborar el Acta de Constitución del Proyecto (Guía del PMBOK® 5ª ed., 2013)
Pero una vez que el proyecto está en marcha ¿Cómo sabemos si estamos alineados al Caso de Negocio? Y aún más, al finalizar el proyecto ¿Qué nos indica que no nos desviamos de la estrategia planteada en el Caso de Negocio? Una herramienta muy útil para ello es la Matriz de Rastreabilidad o Trazabilidad de los Requisitos.
En ésta, se vinculan los requisitos del producto, servicio o resultado del proyecto con las necesidades y metas estratégicas establecidas en el Caso de Negocio. La Matriz de Trazabilidad permite “rastrear” (de ahí el nombre que se cambió posteriormente en la traducción de____) el cumplimiento de los requisitos del producto, servicio o resultado, desde su origen hasta su conclusión en los entregables del proyecto (Guía del PMBOK® 5ª ed., 2013). El cumplimiento de los objetivos de negocio se verifica periódicamente comparando los requisitos de la Matriz de Trazabilidad con los que se están obteniendo en los entregables completados. Una vez que se terminan las fases del proyecto, los entregables se revisan y validan por el cliente, usuario u otro interesado y se comparan con los objetivos de negocio iniciales utilizando la Matriz de Trazabilidad de Requisitos (Guía del PMBOK® 5ª ed., 2013).
Un buen ejemplo de la Matriz de Trazabilidad de Requisitos a continuación (puede descargarlo)
Matriz-Trazabilidad-Requerimientos.xls.xlsx (323 descargas )Recuerda que al leer o escuchar nuestros artículos (algunos tienen audio), puedes obtener PDU gratis!!. Opción: Education / Online or Digital Media. Más info sobre cómo obtener PDU fáciles y gratis
¿Te interesa ser PMP? Lee: Lograr la certificación PMP® al menor costo
Alberto Angeles Contreras, PMP® Auditor Líder y Green Belt.
Más de 22 años en ingeniería de costos, presupuestos y control de proyectos en obra pública y privada. Más de 17 años preparando propuestas para licitaciones de Pemex Exploración y Producción