Por, Sandra M Mercado, PMP®
La guía de Dirección de Proyectos (PMBOK® Guide 5ed), define supuestos como toda situación que asumimos cierta en la planeación pero de la cual no tenemos ni verificación ni certeza alguna.
De los temas que considero más importante entender es este. Veamos algunos ejemplos de supuestos:
La persona que realiza un estudio adicional (especialización, certificación) para ascender en su empresa. El supuesto aquí es: al tener un título adicional, subiré de puesto. En algunos casos sucede así, pero no siempre.
El proyecto de TI que define una fecha fin bastante ambiciosa, pensando que toda la data de la empresa y de la cual depende para lograr tal fecha, va a venir como se necesita. El supuesto aquí es: la data del cliente viene ya limpia y lista para usarse, no siempre es así.
El alumno que entusiasta se inscribe en un seminario o taller o curso, esperando aprender mucho. El supuesto clave aquí es: el docente que viene tiene muuucha experiencia, tiene metodología y sabe transmitir conocimiento. No siempre es así.
¿Cómo evitar estas sorpresas entonces?
Pretender hacer un proyecto sin supuestos, no es real, el tema no está ahí; el tema esta es en tener presente el nivel de supuestos que tiene el proyecto en el que nos encontramos (sea un proyecto personal o profesional).
Para poder identificarlos y conocer que tantos supuestos tenemos, siempre debemos preguntarnos en esos aspectos importantes de los cuáles dependemos: ¿qué respaldo, qué evidencia, qué nivel de certeza tenemos que las cosas se darán como necesitamos que se den?
¿Estamos seguros que las cosas se darán como lo estamos pensando? Si no es así, lo más probable es que estemos ante un supuesto y dado que por su característica puede que se den las cosas como pensamos o puede que no; necesitamos redefinir nuestro plan acorde esta dualidad. Sólo así aprenderemos a no sorprendernos tanto.
A nivel personal, se empieza uno a familiarizar con los supuestos cuando cada vez que algo nos sale mal o diferente a lo que teníamos en mente, nos preguntamos: ¿Qué asumí?
Quería ir de vacaciones a ese hotel que tanto me gusta pero cuando fui a hacer la reserva no lo logré. Asumí que en esta temporada iba a encontrar disponibilidad.
Había una nueva vacante en mi empresa y dado el tiempo que llevo trabajando estaba seguro que ese ascenso era para mí y resultó que no. Asumí que no había recomendados que aunque no trabajaban en la empresa, tienen contactos más importantes que los míos. Asumí que dedicarle años a esta empresa, era suficiente..asumí.. asumí.. asumí..
No se trata de hacer proyectos ni de vivir sin supuestos, sólo de asegurarnos un golpe de realidad y revisar si las cosas de las que dependemos para lograr lo que queremos están basados en estudios reales, comprobados y son fijos; o tienen el componente de: puede que pase, puede que no. Si este es el caso debemos es ser un poco más prudentes con nuestras fechas y nuestras expectativas.
Tenemos que aprender a no sorprendernos tanto. Pues gran parte de las sorpresas “frías” que recibimos no corresponden tanto a agentes externos; sino a las expectativas, sueños que pusimos basados en una serie de supuestos que inocentemente creímos se iban a dar tal como los imaginábamos.
Soñar, si! pero con un golpe de realidad.
Soñar, si! pero teniendo claro el nivel de supuestos que tenemos presente.
Un abrazo para todos y nos vemos en el próximo blog.
¿Qué significa el sapo?
Quien me haya escuchado en algún webinar o ha tomado un seminario conmigo, lo entenderá perfectamente. Es una de mis 6 reglas de vida en los proyectos: el ciclo del sapo.
Si aún no hemos tenido el placer de conocernos, el día que suceda te hablo de ello. Y.. quien sabe, a lo mejor nos tomamos un café!! (y de paso reclamamos PDU para los dos)
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Sandra M. Mercado G es Ingeniera Industrial, Especialista en Sistemas de Gestión y Control Organizacional, PMP®, Prince 2, Auditor Interno. Director de Proyectos con más de 14 años de experiencia. Ha trabajado y ha sido consultor para 10 de las empresas más importantes del país.
Autora de dos libros: “Preparación para el examen PMP®” y “Logrando Metas” (su lectura otorga 30 PDU´s). Ambos libros vendidos en más de 9 países.