Por, Sandra M Mercado, PMP®

Seguimos con nuestro viaje por este mar. Al igual que hay momentos que las aguas cambian; las organizaciones, la vida, también cambia. Hoy hablaremos sobre como podemos navegar mejor tales aguas.

«Cambiar no siempre equivale a mejorar, pero para mejorar, hay que cambiar» Winston Churchill

El artículo anterior finalizó con el Modelo de transición de Bridges, donde se detallan unas etapas que pueden guiar a las personas para que el cambio sea exitoso. Hablaremos ahora de dos modelos más: Modelo del cambio ADKAR y Modelo Kotter.

Modelo del cambio ADKAR. Derivado de la metodología Prosci. Se inspira en las reflexiones de líderes, equipos y demás personas involucradas que han trabajado en la implementación de cambios a gran escala a nivel mundial. Tiene la ventaja de estar construido para acompañar a las personas durante el proceso de cambio. Comienza entonces con el cambio en las personas para así lograr el cambio colectivo. Comprender su aplicación es tan importante como comprender su estructura. A nivel organizacional, el modelo ADKAR se aplica conjuntamente con un marco de enfoque de tres fases proporcionado por Prosci. Estas son:

Fase 1 – Preparar el enfoque. Los equipos crean sus estrategias de gestión del cambio. El objetivo es respaldar el cambio y dar instrucciones claras. Comprende las siguientes actividades:

• Definir el éxito. Detallar el perfil del cambio y definir como se medirá el éxito, objetivos a largo plazo y su alineación con la misión y visión de la empresa. Esta definición debe ser orientada al valor.
• Definir el impacto. Es resolver preguntas de esta índole: ¿Cómo afectará el cambio a la empresa?, ¿Quiénes se verán afectados y cómo los afectara?
• Definir el enfoque. Son las estrategias y tácticas que se adoptarán para que la implementación sea exitosa

Fase 2 – Gestionar el cambio. Planificar acciones para que las personas de la organización avancen en el proceso de cambio y obtener resultados óptimos. Comprende:

• Planear y actuar. Se desarrolla la ruta ADKAR, estrategias de comunicación, plan de acción de gestión del cambio y demás que se consideren relevantes.
• Seguimiento de desempeño. Usar indicadores clave de desempeño para realizar un seguimiento en términos de las contribuciones del personal al progreso del cambio.
• Adaptación a las acciones. Realizar mejoras a las estrategias. Estas compensarán las brechas existentes en el estado actual.

Fase 3 – Sostener los resultados. Busca garantizar que el cambio se institucionalice y que las personas se adapten al mismo. Comprende:

• Revisión del desempeño. Revisión con respecto al estado deseado.
• Activación del sostenimiento. Acciones, estrategias, definición de distintos roles (si aplica) que ayuden a sostener el cambio y su impacto positivo a largo plazo.
• Transferencia de propiedad. Transferencia de activos e intercambio de conocimientos para el sostenimiento responsable y efectivo

Modelo Kotter: 8 pasos para la gestión del cambio. Desarrollado por una de las principales autoridades en liderazgo y cambio. John Kotter, profesor emérito de Escuela de Negocios de Harvard y considerado el gurú en esta materia.

• Cree sentido de urgencia. Se trata de fomentar una comprensión compartida de la necesidad de cambio que sea tan imperiosa que impulse y motive la acción colectiva, que sientan las personas un impulso intrínseco por participar. Es inspirar una visión positiva del futuro. Es despertar en la organización la necesidad de cambiar, haciendo que el status quo luzca más peligroso que lanzarse a lo desconocido.
• Cree una coalición poderosa. El cambio exitoso no es el resultado de la visión o el esfuerzo de un líder, sino de la acción y el compromiso colectivo de un grupo influyente. Requiere fomentar un sentido de unidad y propósito compartido entre sus miembros. La coalición es el motor del esfuerzo de cambio, impulsando a la organización hacia adelante. Así se transforma el sentido inicial de urgencia en un enfoque estructurado y estratégico para lograr el cambio.
• Cree una visión para el cambio. Es una declaración con visión de futuro que dibuja un cuadro vívido de lo que la organización aspira a ser, transmitiendo dirección e inspiración. Un dibujo claro que esté mejor alineado con las tendencias emergentes, los clientes y la competencia. Lo suficientemente ambiciosa para motivar e inspirar; pero realista para ser alcanzable. Esta visión traza un camino claro hacia adelante.
• Comunique la visión. Es crear una ola de apoyo que pueda sacar adelante el esfuerzo de cambio. Significa apalancarse en el poder y la creatividad colectivos de la organización. De esta manera se pasa de una directiva de arriba hacia abajo a un esfuerzo compartido. Así se profundiza el impacto, integrando el cambio de mejor manera en la cultura y las operaciones de la organización.
• Remueva obstáculos. Es allanar el camino. Implica una comprensión profunda del funcionamiento interno de la organización para identificar bien los obstáculos. Requiere fomentar una cultura de comunicación y colaboración abiertas.
• Cree victorias de corto plazo. Implica planificar y lograr éxitos visibles y tangibles en las primeras etapas. Esos logros tienen múltiples beneficios: motivar a los partidarios, silenciar a los críticos y generar impulso al demostrar los beneficios del cambio. Los éxitos tempranos son evidencia que los sacrificios valen la pena y que el futuro visualizado es alcanzable. Ayuda a mantener el entusiasmo y el compromiso. Al planificar y celebrar estos logros, las organizaciones pueden navegar por las complejidades del cambio con mayor facilidad y seguridad, haciendo que este camino sea una serie de pasos alcanzables en lugar de un salto insuperable.
• Consolide mejoras. Consiste en aprovechar la credibilidad y la energía generadas por los primeros éxitos para abordar desafíos aún más significativos, impulsar más cambios y solidificar las bases de la transformación. Es recordar continuamente que estos primeros triunfos son solo el comienzo. Implica establecer nuevas metas que aprovechen el impulso, impulsar la mejora continua y esforzarse por alcanzar mayores logros
• Ancle el cambio. Se refiere a integrarlo en la organización, que haga parte de su ADN. Es pasar del cumplimiento al compromiso. El cambio debe reflejarse en las estructura, procesos formales e incluso en las formas informales en que las personas interactúan y realizan su trabajo. Este último paso no es el final del viaje, es la base para el crecimiento y la adaptación continua, que mantiene viva la evolución de la organización.

El cambio hace parte de nuestras vidas. Debemos aprender a abrazarlo y verlo como una oportunidad de mejorar o en el peor de los escenarios de desarrollar flexibilidad, apertura y capacidad de dar pasos en nuevos escenarios.

Eso fue todo por hoy. Para Colombia, feliz puente festivo. Para los demás países feliz descanso. Un abrazo. Nos encontramos en la siguiente parte.

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